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今回は仕事の効率化に繋がる時間管理術の話。
 

軽く触れる程度の内容にはなりますが、役に立つ内容だと思うので是非最後までご覧ください。
 

他人より遥かに多くの仕事量をこなす秘訣は？

 

なぜ時間管理の話をするのかというと・・・
私は主観的に見ても客観的に見ても半端じゃない仕事量を日々こなしています。
他人から「影武者いるんじゃないですか？」とよく言われるくらい、おそらく普通の人より遥かにたくさんの仕事をこなしていると思います。
 

というのも「人より5倍も10倍も仕事しよう」というのが私のポリシー。
「人の3倍仕事をすると成功する」「人の5倍仕事をすると大成功する」ということを誰かが言っていたけれど・・・
 

 

私は凡人で才能もないし自分の実力に全く自信がありません。
そういう人がうまくいくためには人の5倍も10倍も働かないと結果が出ない。
 

質ではなく量で担保しなければならないと思っています。
 

だから昔から量を常に意識して動いています。
例えばYouTubeはデータを分析すると毎日更新する必要はない。
むしろ毎日更新しない方が良い、という結論すら出ているんです。
そんな結果が出ても尚毎日YouTubeを更新するのは「数こなさないとわからない」と思っているから。
 

頭も良くないし俯瞰で考えることもできないから毎日ひたすら数をこなさないと
「コレがウケるな」「こういうことをやるとダメなんだな」ということがわからない。
週2本投稿よりも週7本投稿の方が、週に7回経験する分早く修正できる。
週2本投稿だと週2回しか修正できないから成長が遅くなる。
 

バカだからそうして数をこなし何とか修正して成長する速度を上げていかないと人並みに成功できないんだろうな、と昔から思っているので
わからないことや新しく始めることは
とにかく数をこなして常に自分がどういう状況でどう修正したらいいのかを把握して成長を求めることが仕事のポリシーになっています。
 

そんなわけで昔から数をこなすことが身に染みているため、人と比べるとこなしている数は相当多いと思います。
 

今ではメルマガを毎週5万文字、月に20万文字の執筆。
月に20万文字書いている人は日本でも数人だそうです。
あとはYouTubeとvoicy、どちらも毎日アップ。メインのテレビ番組が2本あって収録で丸1日使うこともある。
ラジオは準レギュラーの仕事が毎月1本あって4本の連載を毎週こなし、洋服の新作も毎週出しているのでデザインと打ち合わせは必ずやっています。
 

 

というわけで毎週たくさんの仕事をこなしていますが
どのようにしてこなしているのかというと時間の管理術を昔からやっているんですね。
 

もう少し正確に言うと昔はこんなにうまくはできませんでした。
昔はしっかり時間を管理して自分の仕事を最大化させるようなことはできていなかった。
 

しかし「こうした方が効率よく仕事できるんじゃなか」という自分なりの時間管理術みたいなものを独立してから少しずつ得て今の仕事がこなせるようになったんです。
 

 

と言うにも最近、精神科医の「樺沢紫苑（かばさわしおん）」さんが書かれた
「脳のパフォーマンスを最大まで引き出す神・時間術（大和書房）」
という本を読んで
 

「あ、ここに書かれていることって意外と結構やってるな」と思ったんです。
 

こちらの本ではエビデンスを添えながら様々な時間管理術を説明してくれるのですが、全部を説明することはできないので今回は私が意識してることを中心に時間管理についてお伝えしていきます。
 

「時間」と「作業」をまとめて効率UP！

 

「神・時間術」の本にも書いてある通りなのですが
集中力を高める技術というのは基本的に確立されていないのです。
 

人為的に集中力をグーっと高める方法はもちろんある程度はあるけれど、ゴルフやテニスの超一流スポーツ選手でも集中力が切れてミスをすることがあると。
 

超一流選手は超一流コーチをつけて超一流の方法で集中力を高めているのだから
私たち一般人が集中力を技術で高めるというのはハードルが高いのではないか
 

なら集中力を高めるのではなく
例えば「集中する時間に大事な仕事を入れて、集中できない時間は流れでできる仕事をやる」というように仕事を分配した方が良いのではないか
 

ということが書かれています。
 

 

これは本当にその通りだと納得したのと同時に、私も実際にそうした仕事の割り振り方をしているんですね。
 

 

こちらの本では
朝起きた後の3時間は脳のゴールデンタイムでものすごく仕事が捗る
あと就業時間間近は夏休みの宿題を1日で終わらせるのと同じで、人間最後の方はグッと集中力が上がる
 

ということが書かれています。
 

「クレペリンテスト」という有名な心理テスト「初頭努力」「終末努力」という概念。
これは何かの作業を行うときに最初と最後に効率上がる現象をそれぞれ指しています。
 

朝起きてから3時間、そして終業間近は最も気合が出て集中力が上がるポイント。
逆に2～3時くらいの昼下がりは人間誰でも集中力が落ちてしまうそうです。
そしてこの集中力が落ちてしまう時間には考えなくてもいい流れでできる仕事をやりましょう、ということが書いてあります。
詳しくは本を読んでいただきたいのですが、もちろんこの時間と集中力の関係性には個人差がある程度はあるそう。
 

実は「集中できる時間に大事な仕事をして、集中できない時間にどうでも良い仕事をする」というのは割とサラリーマンの頃から実践していました。
 

私の場合起きてからではなく始業から3時間ぐらいは集中力が持続する。
そこでその1日で1番大切な仕事を終わらせるんです。
 

今だったらその3時間でメルマガをガツっと書いたり、YouTubeの台本を書いたり。
実はYouTubeのやり方を最近変えて、以前までは台本なしで喋っていたけれど最近はしっかり台本を作って整理して話すようにしています。
 

そうなると台本を作る時間というのはかなり大切。
実はYouTubeの動画を撮るときと台本を作るとき、どちらの方が集中力が必要かというと台本を作る方なんです。
台本さえ作ってしまえば後はその台本を見ながら流れで話すだけなので撮影にそこまで集中力が必要なくなる。
 

だから例えばある1日でYouTubeを5本撮るときは、朝の3時間のうちに台本を書き終えてしまえば集中力が欠ける2～3時にも撮影ができるわけ。
確かにこの本に書かれていることと全く同じで昼過ぎくらいに集中力は切れてきます。
 

就業時間間近に気合が入るというのは個人的にあまり体感できないけれど、
最初は集中できて午後を過ぎたら非集中というのはその通りなのでバランスを取りながら仕事を割り振っています。
こうした時間管理をし始めてから能率が上がりました。
 

集中力が途切れるものを排除しよう

 

 

あともう1つ大切なのは
「集中するために集中が途切れるものを排除する」
という考え方。
 

「そんなの当たり前じゃん」と思うかもしれませんが、おそらく皆さん意外とできていないのではないでしょうか。
特に最近はリモートワークの普及により家で仕事をされている方も多いでしょう。
家だとなおさらスマホを見たり、家族から話しかけられて対応したり、やっとひと段落して仕事に戻ろうとしたらLINEがきて返したり・・・
ということを繰り返していませんか？
 

こうして作業が中断するのは絶対に効率が良くないな、とサラリーマンのときに思ったんです。
サラリーマンのときに最後にいた部署は私を含めて5～6人で皆同じ部屋で仕事していましたが、仕事をしている最中に話しかけられたり、LINEが鳴ったり、電話に出たり・・・都度そういうことをやるのに疑問を抱いたのでやめようと思いました。
 

例えば「この仕事に集中する」と決めたら1時間しっかりやって何か用事や連絡があったら後でまとめて処理をしようと思ったんです。
仕事をまとめていくという考え方。
 

例えばメールを返す時間は夕方5～6時の1時間にしてまとめた方がいいのでは？と思って実践してみました。
とはいえサラリーマンだったので部下に話しかけられるのを止めるわけにもいかないし、上司から呼び出されることもあったので完璧にはできなかったけれど独立してからはほぼ完璧にできています。
 

 

私はLINEの返信も割と遅い方だと思うし電話もかけ直すことが多い。
すぐ電話に出てすぐLINEを返せるのは理想的ですが・・・
全体の効率を考えると改めた方が良いと感じました。
 

可及的速やかに出ないと終わってしまうような電話ってほぼないでしょう。
すぐ電話に出なくても1時間後に折り返せば大概のことは何事もなく済む。
悪い印象も与えないと思うのでそこまで影響はないと思うんですね。
 

「神・時間術」では脳科学的なエビデンスを元に解説されており
作業中に電話やスマホ、人から話しかけられるなどで途切れた集中力を元に戻すためには15分かかるそう。
私も体感でそれくらいかな、と思いました。明らかに能率が落ちるんですね。
 

だった作業はまとめた方がいい。
私はストップウォッチで45～50分をワンセットにして仕事をして、時間が来たら5～10分休んでいる間にLINEや電話を折り返す。
相手には最大50分ほど待ってもらうことになりますが、それで問題になったことは1度もありません。
 

こうして時間管理をしっかり行うために
毎晩、次の日の「〇時～〇時はこれをやる」という簡単なTodoリストをざっくりと作っておきます。
 

この時間は絶対にコレをやる、と決めておく。
集中している45～50分はLINEや電話は無視して
その時間が終わったら休憩の5～10分で連絡を確認して返す、ということを繰り返す。
そうやって仕事をまとめるとものすごく能率が上がります。
 

 

メールが1番やっかいで内容をしっかり考えたり「お世話になっております」など挨拶もちゃんと打たないといけない。
「お」と押すと「お世話になっております。」と出るようにしてあるけれど、それでも面倒。
返信に割と時間が取られるしいちいち来るものなので、都度返信していたら本当に集中力が切れぎれになってしまう。
なので仕事に集中するときと連絡を返すとき、時間をまとめておくだけでも能率が大きく変わります。
 

もちろんどうしても電話に出ないといけないときや人と話さないといけないときもあるので完璧にやれというわけではまったくないのですが
できる限り時間と作業をまとめた方が絶対に能率は上がります。
これは私の仕事量をわかって頂ければ明らかだと思います。
 

自画自賛っぽくなってしまいますが、こんだけ量をこなせる人はおそらくそれほどいないんじゃないかな。
他のことにあまり自信はないけれど量に関してはそこそこ自信があります。
どうやってこなしてるのかというと集中する時間を作って作業をまとめる。
これがすごく大事なこと。
 

 

あと人から話しかけられないようにするのも意外と大事。
特に最近はリモートワークで仕事中に家族が話しかけてくることも多いでしょう。
だから逃げ場を作った方が絶対に良い。
 

私は基本的に社員と違う部屋で仕事をしています。
社員と一緒だと話しかけられることが当然あるから集中部屋に逃げるんです。
でも当然社員ともコミュニケーション取らないといけないし、困っていることがあれば助けないといけないのでもちろん定期的に社員がいる部屋には行くけれど
基本的に今日やらないといけないことをやるときは集中するための部屋に入ってガーっと仕事をします。
 

集中力を保つ上でこれは大切なこと。
もし家でできないならカフェでも良い。私は以前までカフェでやっていました。
本当に集中しないといけないとき
1日の中でこの大事な仕事は2～3時間集中して終わらせないといけない
というときは家を出てカフェでバーっと仕事を終わらせて、そこまで集中力の必要ない仕事を家でやる。
このようにどこかしらに集中できる空間を確保しておくのはすごく大切なこと。
 

こうすると人からもスマホからもPCのアラートからも電話からも遮断されるので本当に集中できます。
いかに自分の集中力が途切れるものを排除するかが効率化に重要なわけです。
 

ものすごくシンプルでわかりやすいけれど意外とできていないことだと思うので是非試してみてください。
そしてこうした時間管理術に興味のある方は是非「脳のパフォーマンスを最大まで引き出す神・時間術（大和書房）」を読んでみてください。

 

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